La différence entre la DI et la DP

Un certain nombre de décisions prises par une organisation ont des répercussions sur l'approvisionnement qui peuvent avoir une incidence considérable sur le coût global de la prise d'une certaine décision. L'approvisionnement comprend des processus comme le choix d'un fournisseur, la définition des modalités de paiement, l'approbation stratégique, la négociation des contrats et l'achat de services et de biens. Elle est liée à l'acquisition ou à l'acquisition de tous les services et biens qui sont importants pour une organisation.

Dans le secteur privé, le processus d'approvisionnement est considéré comme une fonction de niveau stratégique qui aide à améliorer la rentabilité d'une entreprise. Non seulement il rationalise les processus et réduit le prix global des matières premières, mais il permet aussi aux organisations d'identifier les meilleures sources d'approvisionnement. Dans l'ensemble, il est utile pour assurer un résultat net fluide.

Dans le secteur public, les cadres supérieurs sont responsables de la réduction des résultats financiers. Seul un petit nombre de personnes gère la fonction d'approvisionnement, ce qui augmente les risques de corruption dans ce secteur. C'est pourquoi il est nécessaire d'augmenter la production globale d'une entreprise. Par exemple, le personnel peut être formé afin d'améliorer son efficacité et la qualité de son service, ce qui permet d'améliorer les résultats.

Au fil du temps, un certain nombre de termes ont été introduits pour désigner les conseils en matière d'appels d'offres, les propositions et les grandes fonctions de gestion, y compris un certain nombre d'acronymes associés à l'approvisionnement. Peu d'entreprises connaissent ces conditions, mais étant un entrepreneur ou propriétaire d'une petite entreprise, si vous souhaitez gérer efficacement l'état de préparation de l'acheteur à acheter, il est important de connaître leurs objectifs. Exemples: demande d'information, EOI (Expression d'intérêt), demande de proposition, appel d'offres et appel d'offres. Chacun de ces termes a un but particulier dans la fonction d'approvisionnement.

L'EOI et la DP sont les termes les plus fréquemment utilisés dans la fonction d'approvisionnement, et chacun d'entre eux a un rôle spécifique à jouer dans la rationalisation de l'ensemble du processus. Beaucoup de personnes confondent ces termes en exécutant les processus. Afin d'avoir une meilleure idée de leur différence, il est important de savoir ce que ces termes signifient.

EOI (Expression d'intérêt)

L'expression d'intérêt (EOI), également connue sous le nom d'enregistrement d'intérêt (ROI), a une fonction similaire à celle de la demande de renseignements (RFI). Il est utilisé comme processus de présélection dans les étapes initiales de l'approvisionnement afin de créer un appel d'offres ou un appel d'offres formel et plus spécifique (une étape ultérieure dans la fonction d'approvisionnement). Lorsqu'une entreprise publie un EOI, elle doit estimer la capacité d'un marché à fournir ou à recueillir plus d'informations avant de passer à RFT. Il est peu probable qu'une entreprise qui effectue un achat nomme un entrepreneur par l'intermédiaire d'EOI. Pour que cela se produise, un processus doit progresser jusqu'à ce qu'il atteigne RFT.

L'appel d'offres ouvert est un type d'appel d'offres ouvert qui permet à toute entreprise de se manifester. Elle donne lieu à une rude concurrence et offre l'avantage de permettre à des fournisseurs nouveaux et potentiels d'obtenir leur travail. Toutefois, dans les marchés de construction, on lui reproche souvent d'attirer des fournisseurs qui ne conviennent pas au marché, ce qui entraîne une perte de temps, d'argent et d'efforts.

L'annonce qui demande un appel d'offres doit inclure une description de l'organisme adjudicateur, la description du marché (tel que le budget et l'échelle), le type de contrat, la voie d'approvisionnement, les modalités, l'adresse et la date limite de soumission, ainsi que d'autres détails (y compris les coordonnées, la description de l'organisation, la capacité technique et l'expérience connexe, la disponibilité du personnel et son expérience, etc.

DP (demande de proposition)

Par contre, la DP, aussi connue sous le nom de Demande d'offre, est un document qui peut facilement être modifié. Il est surtout utilisé lorsqu'un acheteur recherche une réponse basée sur une solution pour répondre à ses besoins et dans les cas où d'autres facteurs (excluant le prix) sont essentiels à l'évaluation de chaque offre. Il est également utilisé dans les situations où il n'existe pas de solutions ou de spécifications claires et où le service des achats est à la recherche d'un certain nombre d'innovations et d'options. Ces instruments sont plus flexibles que le RFT (qui a normalement des solutions ou des spécifications bien définies). La DP est principalement utilisée dans les services professionnels où une solution ne peut pas être définie facilement.

Une demande de propositions contient des renseignements généraux sur l'organisation et son secteur d'activité. La demande consiste en un cahier des charges qui explique les solutions recherchées par l'organisation. De plus, il comprend également des critères d'évaluation de la notation des propositions, un énoncé des travaux décrivant les tâches à accomplir par un soumissionnaire qui remporte le marché.

• Différents niveaux d'approvisionnement

L'EOI est souvent exécuté au niveau initial de l'approvisionnement. Elle peut être libérée dans les cas où l'acheteur ne tient pas compte des commentaires de l'industrie afin de déterminer les exigences qui seraient éventuellement imposées sur le marché à un stade ultérieur. Comme nous l'avons déjà mentionné, la DP est normalement l'étape suivante; l'acheteur recherche des approches fondées sur des solutions pour la prestation de produits ou de services.

• Étapes de la DI et de la DP

La DI comporte habituellement plusieurs étapes. Il est utilisé pour présélectionner des fournisseurs potentiels ou des fournisseurs avant de lancer un appel d'offres global auprès des soumissionnaires présélectionnés. Au contraire, la demande de propositions peut comporter une seule étape ou plusieurs étapes.

• Quand utilise-t-on la DI et la DP?

L'EOI est utilisée dans les cas où l'information exigée des soumissionnaires est spécifique, mais il n' y a aucune garantie quant à savoir si un fournisseur sera en mesure de fournir des services et des biens conformément aux exigences. En outre, dans les cas d'EOI, les acheteurs ne disposent pas d'informations suffisantes pour formuler une demande détaillée. D'autre part, un appel d'offres est utilisé dans les cas où le besoin est bien défini, mais une entreprise recherche une solution flexible ou innovante. En d'autres termes, l'acheteur recherche des soumissions orientées solutions pour répondre aux exigences.

Il est très important de connaître les différents niveaux des processus d'approvisionnement afin de pouvoir prendre des décisions efficaces grâce à la circulation systématique de l'information. Une bonne compréhension de ces termes et des raisons pour lesquelles ils sont utilisés dans le processus permet à l'entreprise de rationaliser ses processus et d'avoir une vision plus approfondie de l'ensemble de la fonction d'approvisionnement.

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